Home Ofis Çalışan Şirketler Neye Dikkat Etmeli?

Home Ofis Çalışan Şirketler Neye Dikkat Etmeli?
2019 yılının Aralık ayında Çin’in Wuhan şehrinde ortaya çıkan ve o günden beri de büyük bir tehdit olan Corona Virüs şu anda 115 ülkede binlerce kişiyi enfekte etmiş durumda. Hal böyle olunca da dünya devleri hem çalışanlarını hem de müşterilerini virüs salgınından korumak için harekete geçti. Sektörün lider firmalarından başlayarak, en küçük firmalara kadar her kurum “home ofis” çalışma sistemini devreye aldı.
Tüm dünyayı tehdit eden virüs salgını nedeniyle pek çok üretim merkezi ve şirket risk altında yer alıyor. Uzaktan çalışma sistemine uygun, bilgisayar ya da telefon ile çalışan şirketler, çalışanlarını hizmet vermeleri için home ofis çalıştırabiliyor. Patron, müşteri ve yöneticileri birbirini görmeden de işlerin yürütülebileceği bu sistemde aslında home ofis çalışma tarzının pek çok avantaj sağladığı da görülmüş oluyor. 

Home Ofis Sistemi Nasıl Kurulur?

Şirketler home ofis çalışma yöntemine geçirecekleri personelleri için gerekli eşyaları temin etmelidir. Bunlar bilgisayar, evrak dolabı, çalışma masası, sandalye, yazıcı, internet hattı, fax cihazı gibi iş ve görev tanımı için gerekli malzemelerdir. 
Türkiye’deki kanunlara göre home ofis çalışmanın önünde bir engel bulunmuyor. Sadece yapılması düşünülen iş için uygun nitelikte bir muhasebeci ile çalışmak yeterli. Zira mali müşavir ile çalışmadan vergi beyannameleri beyan edilemiyor. Bunun için verilecek bir vekaletname ile tüm şirket, sigorta ve maliye işlemleri kolayca karşılanabiliyor.  
 

Ortak Çalışma Aracının En Popüleri: Monday.com

Home ofis çalışma şekline geçen şirketlerin kullandığı birçok program olsa da en favorisi monday.com oluyor. Çalışanların da kullanmaktan keyif alacağı iş birlikleri ve projeler için son derece pratik olan sistem sayesinde tüm projeler kolayca planlanıyor ve yürütülebiliyor. Görsel ve çok yönlü özellik sunan program, ilk bakışta tüm işlerin hangi aşamada olduğunu gösteriyor. Böylece tüm işleri tasniflemek kolay olacağı için çalışanlar büyük resme odaklanabiliyor. Program, tüm tarayıcılarda, bilgisayar işletim sistemleri olan Windows ve Mac’te, ayrıca IOS ve Android için mobil uygulamalarda dahi kullanılabiliyor. 
 

Monday.com ile takip edilebilecek işlerden bazıları şunlar:

  • E-posta güncellemeleri,
  • Ortak çalışma alanı,
  • İletişim yönetimi,
  • Proje planlaması,
  • Görev zamanlaması,
  • Son tarih takibi,
  • Üçüncü taraf entegrasyonu,
  • Halka ve özele açık tartışma panoları,
  • Dosya yönetimi,
  • İki faktörlü kimlik doğrulaması,
  • Kampanya planlama,
  • Müşteri ve veritabanı yönetimi,
  • İçerik yönetimi,
  • BT / Yazılım projeleri,
  • Raporlama ve istatistik. 
 

Home Ofis Sisteminde Çalışanların Denetlenmesi

Home Ofis çalışma

Şirket sahipleri home ofis çalışan kişilerin gerçekten masa başında olmalarına rağmen TV karşısında dondurma yemediklerine emin olmak istiyorlar. Bu nedenle çalışanların gerçekten çalışıp çalışmadığını denetlemek için teknolojik yazılımları kullanıyorlarBunlardan ilki Trello adı verilen uygulama. Dünya genelinde home ofis çalışma prensibini benimsemiş birçok şirket tarafından kullanılan uygulama şirket içerisinde tüm organizasyonu yönetmeyi sağlıyor. Görev odaklı takip ve listeleme özellikleri sayesinde, kimin hangi görevi ne zaman bitirdiği ya da üzerinde çalışıyor olduğu kolayca takip edilebiliyor. 
Trello’ya alternatif olarak daha profesyonel bir yazılım olan Jira da yine birçok şirket tarafından kullanılıyor. Web tabanlı çalışan yazılım iş ve proje takibi, hata takibi, zaman ve kaynak planlaması, yazılım ve proje yönetimi ile işlerin akış şemalarına kadar pek çok detayın takip edilmesine imkan veriyor. 
Aslında tüm bu takip programlarının çok basit bir çalışma mantığı kullanılıyor. Program üzerinde üç farklı sütun oluşturuluyor. Birinci sütun yapılacaklar; ikincisi yapılır olanlar ve üçüncü de yapıldı olarak belirleniyor. Yönetici, yapılacak işleri yazıyor ve sisteme detayların girişini yapıyor. Çalışan kişiler, yapılacaklar sütunundan kendileri için uygun işi alıyorlar ve tamamladıktan sonra ise yapıldı kısmına atıyorlar. Böylece yazılım üzerinden hangi işi kimin, ne zaman ve nasıl yaptığının tüm detayları takip edilebiliyor. 
 

Home Ofis Çalışmada Toplantıların ve Görüşmelerin Yapılması

Şirket yöneticileri ya da çalışanlar ile toplantı yapılacaksa genelde Google Hangouts Meet, Skype ya da Zoom gibi programlar kullanılıyor. Pek çok kişinin aynı anda bağlanabildiği ve tele konferans yapabildiği bu yazılımlar sayesinde bir arada olmaya da gerek kalmıyor. Herkes, kendi evinden internet bağlantısı aracılığı ile bir odaya bağlanabiliyor ve eş zamanlı görüşme gerçekleştirilebiliyor. 
Anlık görüşmeler ve konuşmalar için çalışanlar kendi aralarında Hangouts, FaceTime gibi uygulamaları kullanıyor olsalar da yöneticilerden gelen yazılı mesajlar için Slack uygulaması kullanılıyor. Bu uygulama sayesinde kimlerin online olduğu görülebiliyor. Slack’in en iyi özelliklerinden birisi olan “Channel” alanı da oldukça pratik kullanım sunuyor. Eğer #channel etiketi ile bir mesaj gönderirse, ilgili kanalda olan tüm çalışanlara mesaj aynı anda gidiyor. Bu özellik sayesinde farklı departmanlar için farklı kanallar oluşturularak, çalışanlar bu kanallara eklenebiliyor. 
 

Home Ofis Çalışırken Veri Güvenliği Nasıl Sağlanıyor?

Home ofis çalışmanın tabii ki veri güvenliği konusunda tehdit oluşturduğu aşikar. Ancak küresel şirketler bu konuya da üst düzey güvenlik önlemleri ile çare bulmuşlar. IT departmanının direktifleri ile verileri, şirket dışında da görebilme ve yenileyebilme açısından özel VPN programları kullanılıyor. Bu programlar, home ofis çalışacak olan kişilerin iş ya da kişisel bilgisayarlarına yükleniyor ve şirket kurallarına göre yapılandırılıyor. 
Tabii ki bu noktada çalışanlardan iş için kullandıkları cihaz ve bilgisayarlardan online alışveriş yapmamaları ya da sosyal medya mecralarını kullanmamaları isteniyor. Çünkü iş bilgisayarı olarak kullanılan bu cihazlar üzerinde yapılan usulsüz bir kopyala – yapıştır aksiyonu, kişisel verilerin korunması ile ilgili yasaları ihlal kaynağı sayılıyor. 
Özetle, yeni değişen dünya ve iş düzeni ile birlikte direkt üretim bandında faaliyet göstermeyen şirketlerin ofis ortamında bulunmasına gerek kalmadan da pek çok projeyi tamamlayabildikleri görülüyor. Gelişen teknoloji yazılımları ve uygulamaları sayesinde oluşturulan sanal ofislerle her işin takibi ve tamamlanması süreci çok daha pratik hale gelmiş durumda.